Выступление Н. Сахаповой
11.05.2017
Подготовка к сдаче документов в государственный архив,
с истекшим сроком хранения
В 2016 году был проведён централизованный государственный учёт докумен-тов, временно хранящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования госархива. Учёту подлежали управленческая документация, дела с отметкой «ЭПК» и документы по личному составу. Вы заполняли паспортную фор-му, где приводились сведения об объёмах и крайних датах управленческой докумен-тации и документов по личному составу, а также об объёмах документов, хранящих-ся сверх установленного срока. По итогам паспортизации в ваших организациях отложилось документов постоянного хранения — 3754 ед.хр. сверх установленного срока. Это говорит о том, что организации-источники комплектования халатно относятся к документам прошлых лет, вовремя не подготавливая документы к сдаче в государственный архив. Документы на ведомстве должны находится всего 5 лет, по истечению срока вы обязаны провести научно-техническую обработку документов, подготовить описи и весь научно-справочный аппарат и сдать на гос хранение.
Районная больница, управление сельского хозяйства, управление казначейства, аппараты акимов сельских округов, а именно Койтасский, Аксуатский, Улентинский, Бестогайский не сдали документы еще с 90-х лет, и почему то не реагируют на наши письма о сдаче документов, на поручения акима района, а также утвержденный акимом района Е. Нугмановым график сдачи документов. Видимо следующим шагом как-то повлиять на вас будет жалоба в прокуратуру?! Конечно не хотелось бы прибегать к таким действиям, хотелось бы надеяться на вашу добросовестность и ответственность, которую вы несете за документы, которые формируют Национальный архивный фонд РК.
Ну и конечно хотелось бы всех призвать к своевременной сдаче и обработке документов на государственное хранение. Вы как государственные учреждения должны быть примером для остальных организаций, которые не являются источниками комплектования, но практика, к сожалению, показывает обратное.
Теперь об обработке документов.
Сначала хочу сказать о правовой основе хранения документов, которая разработана в декабре 1998г. принятием Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». В соответствие со статьей 13 п. 1 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» «документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы. Подготовка и передача их производится за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в государственные архивы».
А теперь рассмотрим организационно-рапорядительную документацию, которая образуется в деятельности всех организаций вне зависимости от форм собственность и организационно-правовых форм, выделяют следующие управленческие документы, фиксирующие решения административных и организационных документов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций. Она делится на:
1)Распорядительные документы (указы, постановления, приказы, распоряжения, решения и другие);
2)Организационно-правовые документы (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и др.);
3)Справочно-аналитические документы (справки, акты, сводки, заключения, списки и другие);
4)Справочно-информационные документы (протоколы, докладные записки, объяснительные записи, акты, служебные, сопроводительные, информационные и иные виды писем, договоры и другие документы);
5)Плановые документы (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные и другие планы работ);
6)Отчетные документы (ведомственные, отраслевые, внутренние, индивидуальные и другие отчеты);
7)Документы по личному составу (личные дела, трудовые договоры, заявления, характеристики, приказы о приеме, увольнении, отпусках, служебном передвижении работников и др.).
Работу по отнесению документов к составу Фонда проводят экспертные комиссии на основании экспертизы ценности и научно-технической обработки. Особое внимание уделяется историческому, социальному, культурному значению документа.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев происхождения, содержания, внешних особенностей в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. Экспертиза ценности доку-ментов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК организации в соответствии с номенклатурой дел, перечня типовых докумен-тов путём полистного просмотра дел постоянного хранения и с отметкой «ЭПК». В ходе работы проводится полистный просмотр организационно-распорядительной документации, документов информационного характера (переписка), планово-отчетной документации.
При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве особую роль играют сроки хранения документов, которые зачастую являются важнейшим критерием отбора документов на хранение и уничтожение. Нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, являются перечни. Они делятся на два основных вида- типовые и ведомственные. Сроки хранения документов, создаваемые при документировании однотипных управленческих действий, разнородными организациями и учреждениями включены в Типовой перечень. Сроки хранения документов, отражающие специфические функции организации, определяются ведомственными перечнями.
В ходе проведения научно-технической обработки ЭК проводит формирование дел постоянного хранения, при этом необходимо соблюдать следующие требования:
включать в дело только по одному экземпляру каждого документа, изымаются черновики, дублетные экземпляры, версии документа на государственном и русском языках формируются совместно в одно дело, при этом вначале располагают документ на государственном языке, затем на русском, группировать в дело документы одного календарного года. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола, нумеруются арабскими цифрами черным графическим карандашом.
Прежде чем дела постоянного хранения будут подшиты, нужно проверить правильность формирования в них документов. Документы по каждому вопросу формируются в следующем порядке:
-документ, на основании которого возник вопрос;
-документ, которым решен вопрос;
-заключения, справки и другие документы в хронологическом порядке.
Планы, отчеты, штатные расписания, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены.
При подшивке в начале и в конце дела прикладываются чистые листы бумаги. Подшивка дел выполняется так, чтобы текст документов был свободно читаем. Металлические скрепки, булавки во избежание порчи документов из дел удаляются.
В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, ставится дата, должность составителя, подпись, расшифровка подписи. Не допускается формирование дела объемом свыше 180 листов.
На обложке дел указываются наименование государственного архива, наименование организации, её местонахождение, заголовок дела, дата дела, количество листов, срок хранения. В необходимых случаях в заголовках дел указывается дата дела, год заведения и окончания. На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты дата не указывается, т.к. их даты отражаются в заголовке дел. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, приказы, решения являются даты составления первого и последнего протокола, приказа, при обозначении указывается сначала число, месяц и год (словесно-цифровой способ, напр. 06 марта 2000 года -26 декабря 2000 года).
Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка ЭПК означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.
После проведения обработки составляется опись, куда включаются: порядковый номер, заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов. Заголовки дел с однородным содержанием обозначаются словом «то же». При наличии нескольких томов каждый том вносится в опись под самостоятельным номером и после последнего тома в конце указывается напр. Том 5(последний).
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате первого документа. Если опись является продолжением предыдущей, то порядковый номер дела будет следующим номером предыдущей описи. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в опись, первый и последний номера. Подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Опись составляется в 4 экземплярах, утверждается ЭПМК управления архивов и документации. К описи составляется предисловие и титульный лист.
И, когда уже будет составлена опись, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если состав документов не полный в связи с утерей (или по другой причине) надо составить справку о несохранности.
Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за тот же период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области.
Мы обеспечили ваши организации методическими рекомендациями по научно-технической обработке документов постоянного хранения и, в дополнение сказанного, хочу обратить ваше внимание на то, что при обработке документов постоянного хранения надо руководствоваться этими рекомендациями, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения и номенклатурой дел.
