Утверждаю
Директор ГУ
«Государственный архив
Ерейментауского района»
__________Е. Алексеева
13.11.2015
ПЛАН
работы государственного учреждения «Государственный архив Ерейментауского района» на 2016 год
ВВЕДЕНИЕ
В свете требований Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», нормативных актов Правительства РК работа архива будет направлена на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в районе, выполнение объемов работ по основным показателям плана, обеспечение учета и сохранности документов, своевременное и качественное исполнение запросов граждан и учреждений.
Основное внимание будет уделено:
-соблюдению Законов РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «О внесений изменений в Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «О языках», «О Коррупции», всемерной экономии материальных и финансовых средств, комплектованию госархива документами постоянного хранения, совершен-ствованию учета документов, повышению качества документирования управления документацией, ведомственного хранения документов НАФ и по личному составу в организациях и учреждениях района, установлению деловых контактов с пред-ставительными и исполнительными органами власти, учреждениями культуры, образования и другими организациями, внедрению в практику работы стандартов и регламентов оказания государственных услуг, новых типовых правил документиро-вания и управления документацией, правил приёма, хранения, учёта и использо-вания документов Национального архивного фонда ведомственными и частными архивами, перечня типовых документов с указанием сроков хранения (2015).
Государственный архив будет регулярно информировать управление архив- ов и документации Акмолинской области по вопросам развития архивного дела, состояния материально-технической базы.
В 2016 году для выполнения основных показателей будут осуществлены следующие мероприятия:
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда Республики Казахстан
В течении 2016 года будет вестись учет поступивших на хранение документов, составляться листы фондов и карточки фондов на новые фонды, вноситься изменения в листы и карточки фондов поступивших и выбывших документов.
На 01.01.2016 будут составлены сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архива, карточки фондов, учётные сведения по фондовому каталогу, а также будут заполнены паспорта хранилищ.
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально — технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 277 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 1408 листов, список фондов прилагается (приложение № 1).
Подшито — 45 ед.хр. — фонды № 10 «Ерейментауская центральная районная больница», ф. № 80 «Улентинский сельский Совет».
Картонированием намечено охватить весь объем поступивших в течение года документов, а также документы, которые нуждаются в картонировании — 2350 единиц хранения — ф.2 «Управление сельского хозяйства», ф. 4 «Отдел культуры», ф.5 «Совхоз Еркеншиликский» и др.
Намечено восстановить затухающий текст на 43 листах по фонду № 114 «Совхоз имени Фрунзе Селетинского района» и фонду №146 «Коллекция документов по личному составу учреждений Селетинского района».
Предполагается провести проверки наличия и состояния 16669 дел документов постоянного хранения, в связи с передислокацией документов на первый этаж. Список фондов прилагается (приложение № 2).
Будет проведена проверка наличия и выверка комплектов учетных документов фондов № 25 (Ерментауский городской Совет народных депутатов), №27 (Ерментауский районный Совет народных депутатов) (Приложение №3).
В течение года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение. Будут формироваться дела фондов, по которым будут новые поступления документов (исторические справки, дополнения к ним, акты приема-передачи документов и т.д.).
Ежеквартально будет производиться дезинфекционная архивохранилищ. Планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Ежеквартально проводить санитарные дни.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики
Казахстан. Организационно-методическое руководство
ведомственными архивами и организацией документов
в делопроизводстве учреждений и организаций
В течении года особое внимание будет уделено обеспечению качественному формированию документов Национально архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается принять 350 дел управленческой документации постоянного хранения.
В течении года будет осуществляться контроль деятельности ведомственных архивов в организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций, а также будет оказана методическая и практическая помощь по научно-технической обработке документов и в составлении описей следующих организаций:
Ерейментауское управление казначейства — январь
Агротехнический колледж №8 — апрель
Ерейментауский районный отдел сельского хозяйства — июнь
Ерейментауская детско-юношеская спортивная школа — июль.
Предполагается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании 5 номенклатур, 5 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии в следующих ведомствах:
1.Аппарат акима Тургайского сельского округа;
2.Аппарат акима Тайбайского аульного округа;
3. Ерейментауское управление казначейства;
4.ГУ «Отдел культуры и развития языков»;
5.ГУ «Отдел образования Ерейментауского района».
В течении года будут проводиться заседания ЭК госархива по рассмотрению и согласованию номенклатуры дел организаций, учреждений, при этом запрашивать имеющиеся ведомственные перечни.
Во втором квартале будет проведен семинар со специалистами государственных учреждений, являющихся источниками комплектования по вопросам внедрения новых правил приёма, хранения, учёта и использования документов ведомственными архивами.
В 2016 году планируется проведение паспортизации источников комплектования госархива, будут составлены письма на имя руководителей по проведению паспортизации, формы на государственном и русском языках, рассылка писем на электронный адрес, и составление сводного паспорта архивов учреждений, организаций, предприятий — источников комплектования.
На государственное хранение будут приняты документы учреждений и организаций с истечением срока ведомственного хранения (Приложение №4). Будут разосланы письма учреждениям, организациям, в которых истекли сроки ведомственного хранения.
Постоянно будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел, в обработке документов постоянного хранения и по личному составу, составлении актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение. Будет оказана помощь в проставлении сроков хранения и номеров пунктов по новому перечню типовых документов, образующихся в государственных и негосударственных организациях (Астана, 2015).
3. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
В первом квартале 2016 году будут дополнены постоянно действующая историко-документальная выставка документами происхождения 50-60 годов и стенд «Исторический ракурс» новыми сведениями.
В октябре будет организован урок-экскурсия «История на архивных полках» с работниками районной библиотеки.
Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации статей. При этом намечено подготовить 3 статьи. План по подготовке и публикаций статей в средствах массовой информации на 2016 год будет согласован с управлением архивов и документации Акмолинской области.
В течении года продолжить работу по каталогизации документов Ерментауского городского Совета народных депутатов и его исполкома. Закаталогизировать 10 дел, составить 15 карточек.
Будет продолжена работа по внесению в автоматизированную базу данных описей дел, прошедших ЭПМК в 2016 году госархива.
В сентябре 2016 года подготовить Календарь знаменательных и памятных дат на 2017 год в целях планового и плодотворного использования архивных документов при подготовке выставок, статей.
Особое внимание будет уделяться запросам, регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок». Для этих целей предполагается публикация статьи «Выдача архивных справок», которая планируется выйти в июле 2016 года в газете «Ерейментау». С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Центры обслуживания населения будет проведен семинар с работниками ЦОН.
Своевременно будут исполняться поступающие запросы от граждан, организаций и учреждений.
4. Научно-техническая информация. Повышение
квалификации кадров. Социальное развитие коллектива
Для повышения квалификации сотрудников будет организовано изучение нормативно-правовых актов по вопросам архивного дела. Планируется ежеквартально проводить «круглые столы» по изучению с работниками госархива нормативно-правовых актов Правительства, комитета информации и архивов, обращений граждан.
По истечении 3-х летнего пребывания на гражданской службе будет проведена аттестация работников архива.
Директор Е. Алексеева
