Бекiтемiн
«Ерейментау ауданының
мемлекеттiк архивi»
К.М.М. директоры
__________ Е. Алексеева
09 қараша 2018 жыл
«Ерейментау ауданының мемлекеттiк архивi» Коммуналдық мемлекеттiк мекемесiнiң
2019 жылға арналған жұмыс жоспары
КIРIСПЕ
«Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасы Заң талаптарына сәйкес, ҚР Үкiметiнiң нормативтiк актiлерiнде архив жұмыстарын әрi қарай дамытуға бағыталған және архив iстерiн ауданда жетiлдiруге, жоспар көрсеткiштерi негiзi бойынша жұмыс көлемдерiн орындау, құжаттарды есепке алу және сақталуын қамтамасыз ету, азаматтардың және мекемелердiң сауалдарының уақытында және сапалы орындалуы.
Негiзгi назарлар мыналарға аударылады:
«Ұлттық архив қоры және архивттер туралы» ҚР Заңының орындауын қадағалау, «Ұлттық архив қоры және архивтерi туралы» ҚР Заңына өзгерiстер енгiзу туралы», «Тiлдер туралы», «Сыбайлас Жемқорлық туралы», материалдар мен қаражаттарды бүкiләлемдiк үнемдеу, аудандық архивтерде тұрақты сақталатын құжаттарды жинақтау, ҰАҚ-ғы құжаттарды ведомстволық сақтау және аудандардағы мекемелермен және ұйымдардағы жеке құрам бойымен, өкiлдiк және орындаушы ұымдармен iскерлiк байланыстар орнату, мәдениет мекемелерiмен, бiлiм және тағы басқа ұйымдармен, мемлекеттiк қызметтер көрсету регламенттерi және стандартарды жұмыстың тәжiрбиесiн енгiзу, құжаттаудың бiр үлгi ережелерi және құжаттаманың басқаруы…, Ұлттық архив қоры ведомстволық және архив бөлiмдерiмен құжаттарды қолдану, есептеу, сақтау және қабылдау ережелерi, (2017 сақтау мерзiмдерiнiң нұсқауы мен бiр үлгi құжаттардың тiзiмi).
Мемлекеттiк архив Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының архив iстерiнiң даму сұрақтары бойынша, материалды-техникалық жағдайы туралы үнемi хабарландырып отырады.
2019 жылы негiзгi көрсеткiштердiң орындалуы үшiн келесi iс-шаралар жасалатын болады:
1.Қазақстан Республикасы Ұлттық архивтiк қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету және мемлекеттiк есепке алу.
2019 жылдың iшiнде сақтау қоймасына келiп түскен құжаттар бойынша есеп жүргiзу, парақ қорлары мен карточка қорларына жаңа қор құру, келiп түскен және шығарылған құжаттардың парақтар мен карточкалар қорына өзгерiстер енгiзiледi.
Қорлар каталогы бойынша мәлiметтер есебi, қорлар карточкалары, архив төлқұжаты, қорлардың көлемi мен құрамының өзгерiсi туралы мәлiметтер 2019 01.01 жасалады, сондай-ақ сақтау қоймасының төлқұжаты толтырылады.
Архивтiң материалдық-техникалық базасын нығайту және техникалық жарақтандыру, сақталуын қаматамысыз ету жөнiндегi жұмыстар жалғастырылады. Қағаз негiзiнде сақталатын 108 бiрлiк құжаттардың — физикалық жай-күйi жақсартылатын болады, (1-қосымша) қорлар тiзiмi қоса берiледi, оның iшiнде 773 парақтарды қалпына келтiру.
Қор №5 «Еркеншiлiк» совхозының — 21 бiр. сақ., № 15 Тельман атындағы колхозының — 12 бiр. сақ., № 25 қалық депутаттарының Ерментау қалалық Кеңесi– 17 бiр. сақ. тiгiс жүргiзледi.
745 бiрлiктерi сақтау — жыл iшiнде түскен барлық құжаттар және түрақты 300 бiр. сақ. көлемiн реттеу жоспарланған.
№ 73 «Торговая база» қоры бойынша 33 парақта және № 5 «Еркеншiлiк» совхозының 15 парақта өше бастаған мәтiндi қалпына келтiру.
№2 қосымшаға сәйкес, жеке құрам бойынша құжаттардың 1204 iстер жағдайын тексеру жоспарланып отыр.
№ 78 «Бозтальский сельский Совет народных депутатов», № 82 «Тимофеевский сельский Совет народных депутатов», № 141 «Изобильненский сельский Совет народных депутатов», № 152 «Селетинский районный Совет народных депутатов» қорлары құжаттарын есептiк жиынтығын салыстыру және болуын тексеру жүргiзiлетiн болады. (3 қосымша)
Бiр жыл iшiнде құжаттардың мемлекеттiк сақтауға мекемелер, ұйымдар, кәсiпорындардан қабылдау жүргiзiледi. Жаңа келiп түсетiн құжаттарға байланысты қорлардағы iстердi қалыптастырылады (тарихи анықтамалар, оларға қосымша, қабылдау-өткiзу актiсi және т.б.).
Архивтiн қоймаларында тоқсан сайын залалсыздандыру өндеу жүргiзлетiн болады. Қажеттi ылғалдылық-температурасы және санитарлық-гигиеналық режимiн қолдану жоспарланған. Санитарлық күндер әр тоқсан сайын жүргiзiледi.
2. Қазақстан Республикасының ұлттық архив қорының қалыптастыру. Ведомстволық ұйымдастыру — әдiстемелiк басқару мекемелер мен ұйымдардың iс қағаздарын жүргiзудi ұйымдастыру
Жыл бойы мемлекеттiк сақтаудағы құжаттардың сапасын артырып iрiктеуге, ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарын сапалы қалыптастыруға ерекше көнiл бөлiнедi.
Ведомствалық сақтаудағы құжаттардың тiзiмдемелерi, сондай-ақ толық ғылыми-анықтамалық аппарат, құжаттардың құндылығы сараптамасына жыл iшiнде жiберiледi.
Фотоқұжаттардың 5 сақтау бiрлiгi, жеке құрам бойынша 195 iс, тұрақты сақталатын басқару құжатамасының 545 iстiн қабылдау жоспарланып отыр.
Мекемелер, ұйымдар iс қағаздарының жүргiзiлеуiнде ведомстволық архив қызметкерлерiнiң құжаттарын ұйымдастыруды бақылау жыл бойы жүргiзiледi, сондай-ақ құжаттарды ғылыми-техникалық өндеу бойынша әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету және келесi ұйымдардың тiзiмдемелерiн жасауда:
Ерейментау ауданының ауыл шаруашылық бөлiмi– ақпан
Ерейментау ауданының мәдениет жәну тiлдурдi дамыту бөлiмi — наурыз
Бестоғай селолық округi әкiмiнiң аппараты — сәуiр
Өлентi селолық округi әкiмiнiң аппараты — маусым
Ақмырза селолық округi әкiмiнiң аппараты — тамыз
Қойтас селолық округi әкiмiнiң аппараты — қыркүйек
Сiлетi селолық әкiмiнiң аппараты — қазан
Ерейментау орталық аудан емханасы — қазан
Келесi ведомстволарда, ведомстволық архивтер және сараптау комиссияларының 5 номенклатурасын, 5 ережелерiн жетiлдiруге әдiстемелiк жiне практикалық көмек көрсету болжанады:
1.Бестоғай селолық округi әкiмiнiң аппараты;
2.Сiлетi селолық әкiмiнiң аппараты;
3. Ерейментау орман шаруашылығы мекемесi;
4.Ерейментау ауданының iшкi саясат бөлiмi;
5.Ерейментау ауданының ауыл шаруашылық бөлiмi.
Ұйымдар, мекмелердiң iс номенклатурларын қарастыру және келiсу бойынша мемлекеттiк архив СК-ның отырысы жыл iшiнде өткiзiледi, бұл ретте қолда бар ведомстволық тiзiмдемелер сұратылады.
Жыл iшiнде Ерейментау ауданының халыққа қызмет көрсету орталығының (ХҚКО) қызметкерлерiмен «Архивтiк анықтама беруге» мемлекеттiк қызмет көрсету бойынша 4 семинарлар өткiзiледi.
Сондай-ақ, жыл iшiнде тұрақты сақтау құжаттарды өңдеу бойынша, сондай-ақ құрастыру және қалыптастыру құжаттар тiзiмiн және ҒАА тақырыбында толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдармен 4 семинар өткiзiледi.
Мекемелер мен ұйымдардың ведомствалық сақтау мерзiмi өтiп кеткен құжаттарыдың мемлекеттiк сақтауға қабылданатын болады.
Ведомстволық сақтау мерзiмi өтiп кеткен мекемелерге, ұйымдарға хаттар жiберiлеттiн болады. (4-қосымша)
Iс номенклатуралаын жетiлдiруде, тұрақты сақтаудағы және жеке құрам құжаттарын өңдеуде, практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға дайындау туралы актiлердiң жасалуында үнемi практикалық және әдiстемелiк тұрақты түрде көмек көрсетiлетiн болады.
3.Ғылыми ақпарат және құжаттарды пайдалану,
ақпараттық-iздестiру жүйесiн жасау
2019 жылдың бiрiншiт және төртiншi тоқсанында тарихи-құжаттар көрмесi 50-60 жылдары пайда болған құжаттармен және «Тарихи ракурс» стендi жаңа мәлiметтермен толықтырылады.
Мамыр айында «Елiмiздiн тарихы» № 3 мектептiн 9-11 сынып оқушыларымен және № 8 агротехникалық колледж оқушыларымен экскурсия ұйымдастырылады.
Бұқаралық ақпарат құралдарындағы жариялымдар мақалалар жөнiндегi жұмыстар жалғастырылады. Бұл ретте 8 мақала дайындалуы белгiленген.
2019 жылда бұқаралық ақпарат құралдарына мақалалар дайындау және жариялау бойынша жоспар Ақмола облысының архивтер мен құжаттама басқармасымен келiсiледi.
Жыл iшiнде Ерейментау қалалық халық депутаттары Кеңесi және оның атқару комитеттiнiң құжаттарын каталогтау жөнiндегi жұмыстар жалғастырылады.
18 карточкалар жасалады, 14 iстердi каталогтандырылады.
Мемелекеттiк архивтiң 2019 жылы СТӘК өткен iс тiзiмдемелерiн автоматтандырылған деректер базасына енгiзу бойынша жұмыс жалғастырылады.
«Архивтiк анықтама беру» мемлекеттiк қызмет көрсету стандарт ережелерiне сәйкес, сұраныстарға ерекше назар аударылатын болады. Осы мақсата «Ерейментау» газетiнде 2019 жылдың әр тоқсанда «Архивтiк анықтамалар беру — қызмет алушы үшiн жаднама» атты мақаланың жариалануы жоспарланған. Осы мақсата «Инфо-рейтинг» газетiнде 2019 жылдың әр тоқсанда «Архивтiк анықтамалар беру — қызмет алушы үшiн жаднама» мақаланың жариялануы жоспарланған. Өтiнiштердi рәсiмдеу кезiнде қаттелердi болдырмау,электронды үкiмет арқылы жұмысты жандандыру мақсатында, ХҚКО қызметкерлерiмен семинар өткiзiледi.
Ұйымдар мен мекемелер және азаматтардың сұрау салулары уақытылы орындалатын болады.
4.Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлардың бiлiктiлiгiн
артыру. Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
Қызметкерлердiң бiлiктiлiгiн арттыру үшiн архив iсi жөнiндегi нормативтiк-құқықтық актiлер оқулар ұйымдастырылады. Үкiметтiң, ақпарат және архив комитетiнiң нормативтiк-құқықтық актiлерiн, азаматтардың өтiнiштерiн қарау оқытубойынша мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерiмен әр тоқсан сайын «дөнгелек үстелдер» өткiзу жоспарланды.
Азаматтық қызметте 3 жыл мерзiмнен артық жұмыс атқарған қызметкерлер аттестациядан өтедi.
Директор Е. Алексеева
